Contexto rápido
El Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, establece cómo deben comportarse los programas de facturación que sí son considerados Sistemas Informáticos de Facturación (SIF). Cuando se usa un SIF, las facturas deben cumplir, entre otros, con la mención “VERI*FACTU” y el código QR.
La clave de la AEAT: ¿Cuándo Excel/Word quedan fuera del RRSIF?
La AEAT aclara que el reglamento no te afecta si usas hojas de cálculo o procesadores de texto exclusivamente para:
- Introducir los datos de las facturas,
- Expedir e imprimir las facturas, y
- Conservar la información de facturación.
Por el contrario, sí quedarás dentro del RRSIF (y por tanto tu Excel/Word pasará a ser un SIF) si, además, lo utilizas para procesar la información a fin de generar directamente:
- Libros registro de IVA o IRPF,
- Contabilidad, o
- Cualquier otro resultado que se use para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.
Ejemplo práctico que da la AEAT
- Fuera del RRSIF: usar Excel para listados simples de facturas, incluso con sumatorios básicos o reglas de cálculo, no activa el reglamento.
- Dentro del RRSIF: si programas una macro para generar el libro registro de facturas expedidas, sí se considera SIF y entonces debes cumplir el RRSIF.
Entonces… ¿Puedo emitir facturas en Excel sin QR y sin firmas?
Sí, si tu Excel/Word no es un SIF (solo introducir, expedir/imprimir y conservar). En ese caso:
- No aplican los requisitos de código QR ni la mención VERI*FACTU.
- No te son exigibles las firmas/encadenados técnicos de los registros propios de un SIF.
En cambio, si tu uso de Excel/Word sí lo convierte en SIF (porque procesa datos para libros/contabilidad u otros fines tributarios), sí deberán incluirse el QR y la mención VERI*FACTU, junto con el resto de garantías técnicas del RRSIF.
Checklist rápido para no cruzar la línea
Si quieres seguir fuera del RRSIF con Excel/Word:
- Introduce a mano los datos de la factura (número, fecha, base, IVA…).
- Emite/imprime el PDF o papel desde el documento.
- Conserva el archivo o copia impresa.
- No generes desde Excel/Word libros de IVA/IRPF, contabilidad ni resúmenes pensados para cumplimiento tributario.
- Evita macros o automatizaciones que den como resultado libros/registros oficiales o asimilados.
¿Qué comprueba la AEAT?
La Agencia Tributaria puede verificar si tu hoja de cálculo o procesador de texto reúne capacidades que lo conviertan en SIF (por ejemplo, macros, plantillas con generación de libros, etc.). Si lo es, tendrás que cumplir el RRSIF.
Alternativa gratuita de la AEAT
Para autónomos y microempresas con pocas facturas, la AEAT ofrece una aplicación básica de facturación gratuita que sí cumple con VERI*FACTU. Puede ser una vía sencilla para quien quiera seguridad normativa sin complicaciones.
Preguntas rápidas (FAQ)
¿Puedo usar fórmulas para sumar bases/IVA?
Sí, siempre que no generes libros/contabilidad u otros resultados para cumplimiento tributario. Sumas básicas en un listado no te meten en el RRSIF.
¿Y si exporto mis facturas Excel a un software contable?
Exportar datos no te convierte por sí solo en SIF; lo que activa el RRSIF es que tu Excel/Word procese y genere directamente los libros/contabilidad u otros resultados de cumplimiento.
¿Qué pasa si uso macros solo para numerar o maquetar?
La AEAT pone el foco en procesar información para libros/contabilidad. Una macro de maquetación probablemente no sea problema; una macro que genere el libro registro sí lo es.
Recomendación de cumplimiento
- Si necesitas trazabilidad y envío VERI*FACTU, usa un SIF adaptado o la aplicación gratuita de la AEAT.
- Si prefieres seguir con Excel/Word sin QR ni firmas, limita su uso a introducir, expedir/imprimir y conservar la factura, sin automatizaciones que creen libros/contabilidad.
Cómo podemos ayudarte desde Creafin
Desde Creafin podemos auditar tu flujo de facturación, definir si tu Excel/Word queda fuera del RRSIF, y, si te conviene, implantar una solución VERI*FACTU (o la app gratuita de la AEAT) con procedimientos y plantillas para cumplir sin fricciones.
¿Hablamos? Te ayudamos a elegir la opción correcta y a dejarlo todo listo.
