Cómo gestionar tu Contabilidad de Amazon: Guía de ayuda para el vendedor

Gestionar un negocio en Amazon es un reto que va mucho más allá de encontrar el producto ideal y optimizar el PPC. La complejidad de sus informes y la normativa fiscal internacional generan incertidumbre incluso a vendedores con años de facturación. En Creafin nuestro objetivo es que sepas que tus números están en orden, para que puedas tomar decisiones basadas en datos precisos y no en la transferencia que te llegó el martes.

En 30 segundos: Lo esencial que debes saber

• La contabilidad de Amazon no se basa en los ingresos bancarios, sino en el devengo de las ventas brutas.
• El circuito completo son cinco asientos, y el cuarto —la compensación de comisiones— es el que casi nadie hace.
• El saldo de tu cuenta de Deudores Amazon te dice, en todo momento, cuánto dinero tuyo tiene Amazon retenido.
• Es imprescindible diferenciar entre ventas nacionales, B2B, intracomunitarias, OSS y exportaciones.
• Amazon ya factura sus servicios desde España: sus facturas llevan IVA español deducible, y ya no hay que autorrepercutirlo.
• El cumplimiento del IVA en los países donde almacenas stock (Pan-EU) es una obligación innegociable.
• Contar con expertos en contabilidad de Amazon evita requerimientos innecesarios de la AEAT.

¿Por qué la contabilidad de Amazon es diferente a un negocio tradicional?

En una tienda física emites un ticket, el cliente paga y el dinero entra. Vender y cobrar son prácticamente lo mismo. En Amazon no: entre tu venta y tu banco se interpone un intermediario que cobra por ti, se descuenta lo suyo y te transfiere el resto cada catorce días. Ese intermediario cambia por completo la mecánica contable.

Amazon no es tu cliente: es el canal

Tus clientes son los consumidores finales que compran tus productos. Pero su dinero no llega nunca a tu cuenta: llega a Amazon, que lo acumula y va restando todo lo que le debes antes de liquidarte. Entre la venta y el cobro se interponen, como mínimo, cuatro cosas:

• Comisiones de venta (referral fee): un porcentaje de cada pedido.
• Tarifas de logística FBA: preparación, envío, almacenamiento y gestión de devoluciones.
• Devoluciones y reembolsos a clientes, que Amazon paga de tu bolsillo.
• Transacciones diferidas: el dinero que el cliente ya ha pagado pero que Amazon todavía no ha liberado. Es el desfase normal entre que el consumidor paga y que Amazon da el cobro por consolidado.

Las tres cifras que no coinciden (y no tienen por qué)

Este es el punto que hay que interiorizar. En un mes cualquiera manejas tres magnitudes distintas, y las tres son correctas al mismo tiempo:

Si tu contabilidad solo refleja la tercera, has perdido las otras dos: no sabes lo que facturas, no sabes lo que te cuesta Amazon y no puedes declarar bien el IVA.

El circuito completo: cinco asientos y una cuenta que lo explica todo

Traducido a apuntes contables, el ciclo de una liquidación de Amazon es este. Los importes del siguiente esquema cuadran de principio a fin, para que puedas seguir el rastro de cada euro desde la venta hasta el banco:

Qué hace cada asiento

1. La venta se registra por el importe total que paga el cliente, en la fecha del pedido: la cuenta de clientes al debe, y ventas más IVA repercutido al haber. Nunca por lo que Amazon te transfiere.
2. El traspaso a Deudores Amazon mueve ese saldo de la cuenta de clientes a la de deudores. Es lo que convierte «he vendido» en «Amazon me debe»: a partir de aquí el cobro ya no depende del consumidor, sino del marketplace.
3. La factura de comisiones es un gasto de servicios exteriores (nunca una compra de mercadería) contra una cuenta de acreedores. Amazon ya factura desde su entidad española, así que llega con IVA español repercutido que tú deduces como el de cualquier proveedor nacional. Esto ha cambiado: durante años facturaba desde Luxemburgo y había que autorrepercutir el impuesto.
4. La compensación: Amazon no te gira un recibo por sus comisiones, se las descuenta del dinero que te debe. Contablemente eso es una compensación de saldos entre la cuenta de acreedores y la de deudores, y necesita su propio apunte. Ojo: se compensa el total de la factura, IVA incluido, no solo la base.
5. El cobro del payout: la transferencia quincenal entra en el banco y cancela parte del saldo pendiente. Ese número, el único que ves en tu extracto, es el residuo de los cuatro asientos anteriores.

El saldo de Deudores Amazon es tu cuadro de mando

Cuando el circuito está bien montado, la cuenta de Deudores Amazon te da gratis una información que la mayoría de vendedores no tiene: cuánto dinero tuyo tiene Amazon retenido en este preciso momento. Pedidos pendientes del próximo ciclo de pago y transacciones diferidas, es decir, cobros de clientes que Amazon aún no ha liberado.

Ese número tiene dos usos inmediatos. En tesorería, es dinero cobrable a corto plazo que debe estar en tus previsiones y no aparecer como una sorpresa quincenal. En control, si el saldo crece mes a mes sin explicación es que algo va mal: o hay payouts sin contabilizar, o faltan asientos de compensación, o Amazon está reteniendo más de lo normal, lo cual suele preceder a un problema de cuenta.

La comprobación es de un minuto: cada cierre de mes, contrasta el saldo de esa cuenta con el balance que muestra el Payments Dashboard de Seller Central. Deberían coincidir salvo un pequeño desfase de fechas. Si difieren en cientos o miles de euros, tienes un problema estructural, no un desfase.

Y si Hacienda mira, lo ve

Desde la entrada en vigor de la directiva DAC7, los marketplaces comunican a las administraciones tributarias las ventas de cada vendedor, y Amazon informa de tus ventas brutas. Si tú has declarado el importe neto que llegó al banco, el cruce salta solo: no hace falta una inspección, basta con el contraste automático de datos. Lo explicamos en detalle en nuestra guía de impuestos para vendedores de Amazon en España.

Y ahora que Amazon factura sus servicios desde España, esas facturas llevan IVA español y viajan por los mismos circuitos de información que las de cualquier otro proveedor nacional: el gasto que tú deduces es un ingreso que Amazon declara aquí. Otro cruce más que cuadra, o no cuadra, solo.

Paso a paso: Tu checklist contable para Amazon

1. Descarga de informes mensuales: accede a Seller Central y obtén el «Informe de transacciones de IVA» (VAT Transactions Report) y la biblioteca de documentos fiscales. El resumen de pagos no sirve para clasificar ventas: te dice cuánto te pagaron, no qué vendiste ni dónde tributa.
2. Conciliación de ingresos brutos: suma todas las ventas del periodo. La base imponible debe coincidir con lo reportado en tus facturas emitidas, independientemente de cuándo Amazon te ingrese el dinero.
3. Desglose de gastos y comisiones: identifica las tarifas de gestión (FBA), las comisiones de venta y los costes de publicidad. Son gastos deducibles que deben estar respaldados por la factura oficial de la biblioteca de documentos fiscales, y van a cuentas de servicios exteriores, nunca a compras. Comprueba el emisor y el IVA de cada una antes de decidir su tratamiento.
4. Registro de la compensación: lleva el saldo de esas facturas contra tu cuenta de Deudores Amazon. Es el asiento que cierra el circuito.
5. Clasificación por destino (IVA): separa las ventas por país del cliente y por régimen. Si vendes a consumidores de la UE, probablemente debas acogerte a la Ventanilla Única (OSS).
6. Cuadre del saldo: contrasta tu cuenta de Deudores Amazon con el Payments Dashboard. Si no cuadra, no cierres el mes.
7. Control de inventario: valorar las existencias al cierre del ejercicio es vital para el Impuesto sobre Sociedades o el IRPF. Revisa el valor de tu stock en los almacenes de Amazon a 31 de diciembre.

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5 errores comunes (y cómo evitarlos)

• Contabilizar solo el ingreso neto del banco: este es el error «reina». Si vendes 1.210 € y Amazon te ingresa 1.000 € tras comisiones, tu venta fiscal son 1.000 € de base más 210 € de IVA, y las comisiones son un gasto aparte. Si declaras solo sobre lo recibido, estás omitiendo ingresos y dejando de deducir gastos.
• Arrastrar el criterio antiguo de las facturas de Amazon: durante años facturaba desde Luxemburgo y había que autorrepercutir el IVA y declararlo en el modelo 349. Ahora que factura desde España con IVA repercutido, seguir aplicando aquel criterio significa declarar el impuesto dos veces e informar en el 349 operaciones que ya no son intracomunitarias. Comprueba la razón social y el NIF que figuran en cada factura —comisiones, FBA, publicidad y suscripción no tienen por qué venir de la misma sociedad— y aplica el tratamiento que corresponda a cada emisor.
• Compensar solo la base de la comisión: Amazon te descuenta el total de la factura, IVA incluido. Si compensas la base y te olvidas de la cuota, tu cuenta de acreedores se queda con un resto que nadie sabe explicar y que se va acumulando mes a mes.
• Contabilizar las devoluciones por el importe neto: una devolución minora el IVA repercutido del periodo. Si no desglosas base y cuota, acabas ingresando un IVA que ya no has cobrado.
• No revisar el cierre de año: es fundamental hacer una revisión antes de que termine el ejercicio, no en abril. Puedes leer más en nuestra guía sobre el cierre fiscal para Amazon Sellers.

Casos prácticos: Aplicando la teoría

Caso 1: El vendedor con stock en Alemania (Pan-EU). Un seller utiliza el programa Pan-Europeo. Al almacenar en Alemania debe obtener un número de IVA alemán (USt-IdNr) y declarar allí las ventas locales, aunque tribute el resto vía OSS en España. Además, los traslados de su propio stock entre almacenes de distintos países son operaciones asimiladas que deben aparecer en el modelo 349 aunque no haya venta ni cobro. Es uno de los incumplimientos que con más frecuencia detectan las administraciones europeas.

Caso 2: El descuadre que nadie sabía explicar. Una empresa arrastraba un saldo acreedor de más de 30.000 € frente a Amazon en su balance, y a la vez un saldo deudor que no correspondía con nada. Nadie entendía de dónde salía. El diagnóstico fue inmediato: durante tres ejercicios se habían registrado las facturas de comisiones, pero nunca la compensación contra la cuenta de deudores. El circuito estaba abierto por el asiento 4.

Preguntas frecuentes (FAQ)

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Esta información tiene carácter orientativo y divulgativo. La normativa fiscal puede variar según las circunstancias específicas de cada negocio o cambios legislativos. Para un asesoramiento personalizado, agenda una llamada con Creafin.