Régimen OSS del IVA para ecommerce: la guía de la ventanilla única y el modelo 369

🌍 Qué es el régimen OSS y qué problema te resuelve

Hasta el 1 de julio de 2021, cada país de la UE tenía su propio umbral de ventas a distancia —35.000 € en unos, 100.000 € en otros— y cuando lo superabas te tocaba darte de alta a efectos de IVA en ese país, contratar un representante fiscal o una asesoría local, y presentar declaraciones en su idioma y en su calendario. Un vendedor español con tracción en Francia, Alemania e Italia acababa con tres registros, tres asesorías y tres facturas recurrentes antes de haber ganado dinero de verdad.

El paquete de IVA del comercio electrónico cambió esa lógica. Los umbrales nacionales desaparecieron y se sustituyeron por un único umbral común de 10.000 € para toda la UE. A cambio, la Comisión Europea puso sobre la mesa la ventanilla única: un mecanismo por el que declaras ante tu propia Administración —la AEAT, si estás establecido en España— el IVA que corresponde a cada país de destino, y es Hacienda quien se encarga de repartir el dinero entre los Estados miembros.

Traducido a tu día a día: una sola alta, una sola declaración, un solo pago. No un impuesto adicional, no una carga nueva. El IVA que ingresas por OSS es exactamente el mismo que habrías ingresado país por país; lo que te ahorras es la fontanería administrativa. Por eso conviene verlo como lo que es —una simplificación— y no como un trámite defensivo que se hace tarde y mal.

La contrapartida es que el OSS tiene fronteras muy definidas. Cubre un tipo concreto de operación y deja fuera otras que a ojos del vendedor parecen idénticas. Esa asimetría entre lo que parece y lo que es explica la mayor parte de los sustos que vemos cuando revisamos la contabilidad de un seller que lleva dos o tres años operando en varios mercados.

📊 Los tres esquemas: Unión, Exterior de la Unión e Importación

Hablar de «el OSS» en singular es cómodo pero impreciso. En realidad son tres regímenes distintos, con requisitos y periodicidades diferentes. Elegir mal es uno de los errores de arranque más frecuentes.

Nada te impide estar en dos a la vez: es habitual combinar el régimen de la Unión para tu catálogo europeo con el IOSS para una línea de producto que traes de fuera. Son altas independientes y declaraciones independientes, con calendarios distintos, así que planifica el circuito antes de activarlos y no al revés. Si además importas con regularidad, merece la pena cruzarlo con el IVA de importación y el IVA diferido, porque el ahorro de tesorería suele ser mayor que el del propio OSS.

⚠️ El umbral de 10.000 €: cuándo dejas de facturar con IVA español

Aquí está el punto que más se malinterpreta. El umbral de 10.000 € anuales tiene tres características que conviene grabar a fuego:

• Es único para toda la UE, no por país. No son 10.000 € en Francia y otros 10.000 € en Italia: es la suma de todas tus ventas a distancia intracomunitarias y servicios digitales a particulares de la UE. Con dos o tres mercados activos se alcanza mucho antes de lo que la gente calcula.
• Se aplica desde la operación que lo supera. No esperas al trimestre siguiente ni al año siguiente: la venta que cruza el umbral ya tributa en destino. Y una vez superado, la tributación en destino te vincula también durante el año natural siguiente.
• Puedes renunciar voluntariamente por debajo. Si te interesa tributar en destino desde el primer euro —por ejemplo, porque vendes sobre todo a países con tipos de IVA más bajos que el español— puedes optar por ello, pero la opción te vincula durante un mínimo de dos años naturales.

Un ejemplo práctico. Imagina que vendes accesorios desde España y a lo largo del año acumulas ventas a particulares franceses, alemanes e italianos. Mientras el conjunto se mantenga por debajo del umbral, facturas con IVA español al 21 % y lo ingresas en tu modelo 303 de siempre. El día que una venta hace que el acumulado cruce los 10.000 €, esa misma venta y todas las posteriores pasan a llevar el tipo del país del comprador —cada país tiene el suyo, y los tipos reducidos por categoría de producto no coinciden entre Estados—. A partir de ahí, ese IVA ya no va al 303: va al modelo 369.

Vigilar el umbral manualmente a base de exportar informes cada dos meses funciona el primer año y falla el segundo. Lo razonable es que tu contabilidad tenga el contador integrado, igual que cualquier otro indicador operativo. Si ya trabajas con un ERP como Odoo, esto es cuestión de configurar posiciones fiscales por país y dejar que el sistema avise.

📝 Alta y declaración: modelo 035 y modelo 369, paso a paso

La parte administrativa es, en honor a la verdad, de las más llevaderas que tiene la AEAT. Dos modelos y un calendario.

1. El alta: modelo 035

Es la declaración censal específica de los regímenes de ventanilla única: sirve para darte de alta, para modificar tus datos y para darte de baja. Se presenta por la Sede Electrónica de la AEAT con certificado o Cl@ve, y en él eliges el esquema (Unión, Exterior de la Unión o Importación). Con carácter general el alta despliega efectos desde el primer día del trimestre natural siguiente a la solicitud, con una regla especial para quien realiza su primera operación antes de ese momento. Conclusión práctica: no lo dejes para la semana en que cruzas el umbral. Anticípalo un trimestre.

2. La declaración: modelo 369

El modelo 369 es autoliquidación e ingreso a la vez. Se presenta trimestralmente en los regímenes de la Unión y Exterior de la Unión, y mensualmente en el de Importación. El plazo llega hasta el último día del mes siguiente al periodo, incluso si cae en fin de semana o festivo —una diferencia relevante frente al calendario habitual del 303, que a más de uno le ha costado un recargo—.

Dentro del modelo desglosas, para cada Estado miembro de consumo, la base imponible por tipo aplicado y la cuota resultante. Todo se expresa en euros; cuando cobras en otra divisa, la conversión se hace con el tipo de cambio publicado por el Banco Central Europeo correspondiente al último día del periodo de liquidación. Se presenta siempre, aunque el trimestre haya sido a cero.

Añade un tercer elemento menos visible: la obligación de conservación. Los registros de las operaciones acogidas a los regímenes de ventanilla única deben guardarse durante diez años y estar disponibles por vía electrónica si cualquier Estado miembro de consumo los solicita. No basta con el modelo presentado: hay que poder reconstruir operación a operación.

🚩 Lo que el OSS NO cubre: el error que más caro sale en Pan-EU

Si te quedas con una sola idea de esta guía, que sea esta. El régimen de la Unión cubre ventas transfronterizas a consumidores: la mercancía sale de un Estado miembro y llega a otro. No cubre las ventas domésticas, es decir, aquellas en las que el producto sale de un almacén situado en un país y se entrega a un cliente de ese mismo país.

Esa distinción es inocua mientras todo tu stock esté en España. Deja de serlo en el momento en que activas Pan-EU o cualquier programa que mueva inventario a centros logísticos de otros países. A partir de ahí ocurren tres cosas a la vez:

• 🇩🇪 Una venta desde un almacén alemán a un cliente alemán es una venta interior alemana. Necesitas NIF-IVA alemán y declaración alemana. El OSS no la recoge.
• 🇫🇷 Una venta desde ese mismo almacén alemán a un cliente francés sí es venta a distancia intracomunitaria, y esa sí va al modelo 369.
• 🇪🇸 El propio traslado de tu mercancía de España a Alemania es una transferencia de bienes propios: una operación asimilada que se declara en ambos países y que tampoco entra en el OSS.

Es decir: Pan-EU no elimina los registros locales, y el OSS tampoco. Conviven. Quien activa Pan-EU pensando que la ventanilla única le cubre todo acumula, sin saberlo, obligaciones de alta y de declaración en cada país donde ha habido stock, con sus intereses y recargos corriendo de fondo. Es una de las regularizaciones más caras que nos encontramos, y casi siempre viene acompañada de las obligaciones EPR igualmente sin atender, porque se activan por el mismo motivo: vender en ese mercado.

Una nota de horizonte, sin alarmismo: el paquete ViDA (VAT in the Digital Age), aprobado por el Consejo de la UE en 2025, prevé ampliar el alcance de la ventanilla única para reducir la necesidad de registros múltiples, con entrada en vigor escalonada a lo largo de los próximos años. Es un movimiento en la dirección correcta, pero no cambia nada de lo que tienes que hacer hoy. Planifica con las reglas vigentes.

✅ Cómo montar el circuito contable para que el 369 salga solo

Rellenar el modelo 369 es fácil. Saber qué números meter es lo difícil. Y ese trabajo no se hace en enero: se hace configurando bien la contabilidad desde el principio. Este es el circuito que funciona.

1. Parte del informe correcto. En Amazon, el VAT Transactions Report es la única fuente que te dice, transacción a transacción, el país de salida y el país de llegada. Los informes de liquidación (settlement) valen para cuadrar la caja, no para clasificar IVA. Confundirlos es el origen del 80 % de los errores de OSS que revisamos.
2. Clasifica por par origen-destino, no por marketplace. La pregunta no es «¿esto lo vendí en Amazon.de?», sino «¿de dónde salió y adónde fue?». Tres cubos: venta interior española (303), venta a distancia intracomunitaria (369) y venta interior en otro país (declaración local).
3. Separa los canales. Si vendes en varios sitios, cada uno reporta distinto. En TikTok Shop la liquidación tiene su propia lógica, y mezclarla con la de Amazon en una sola cuenta contable garantiza que nada cuadre a fin de trimestre.
4. Reconcilia contra cobros reales. El IVA se devenga con la venta, no con el ingreso del marketplace. Si tu contabilidad parte del abono bancario, vas a declarar mal el periodo. La descuadre entre facturación y liquidación es normal; lo que no puede ser normal es no saber explicarlo.
5. Automatiza el desglose por tipo. Cada país tiene su tipo general y sus reducidos, y no coinciden. Mantener esa matriz a mano es inviable a partir de cierto volumen: debe vivir en el ERP, con posiciones fiscales por país y categoría.
6. Cierra cada trimestre como si fuera una auditoría. Base imponible por país, cuota por tipo, cuadre contra el informe de origen y archivo del soporte. Diez años es mucho tiempo para fiarse de la memoria.

Con este circuito montado, el modelo 369 deja de ser un evento trimestral y pasa a ser una consulta. Y, de paso, la misma información te sirve para lo demás: para declarar correctamente tus ventas ante Hacienda, para el cierre anual y para saber, por fin, qué margen real deja cada mercado.

Un apunte de tesorería que casi nadie conecta con el OSS: si tu actividad genera IVA a devolver de forma recurrente —importas mucho, vendes sobre todo fuera— entrar en el REDEME para cobrar el IVA mensualmente puede tener más impacto en tu caja que cualquier optimización del propio OSS. Son decisiones que se toman juntas, no por separado. Y si estás empezando a ordenar todo el bloque fiscal, nuestra guía de impuestos para vendedores de Amazon en España es el mejor punto de partida.

Preguntas frecuentes sobre el régimen OSS